Hướng dẫn sử dụng SugarCRM-Su2

SU2 CRM QUICK GUIDE

MỤC LỤC

1                ĐĂNG NHẬP

1.1                Giao diện đăng nhập

1.2                Ý nghĩa các phân hệ

2                SẢN PHẨM

2.1                Tạo sản phẩm

2.2                Xem sản phẩm

2.2.1                Màn hình List View

2.2.2                Màn hình Detail

2.3                Tìm kiếm sản phẩm

2.3.1                Basic Search

2.3.2                Advanced Search

2.3.3                Tìm kiếm toàn cục

3                QUẢN LÝ QUY TRÌNH SALES

3.1                Sơ đồ tổng quan

3.2                Khách hàng tiềm năng

3.2.1                Tạo khách hàng tiềm năng

3.2.2                Xem khách hàng tiềm năng

3.2.3                Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

3.3                Chăm sóc khách hàng tiềm năng

3.3.1                Meeting

3.3.2                Call

3.4                Cơ hội bán hàng

3.4.1                Tạo cơ hội bán hàng

3.4.2                Xem cơ hội bán hàng

3.4.3                Tìm kiếm cơ hội bán hàng

3.5                Báo giá

3.5.1                Tạo báo giá

3.5.2                Xem báo giá

3.5.3                Tìm kiếm báo giá

3.6                Hợp đồng

3.6.1                Tạo hợp đồng

3.6.2                Xem hợp đồng

3.6.3                Tìm kiếm hợp đồng

3.7                Khách hàng thực sự

3.7.1                Tạo khách hàng thực sự

3.7.2                Xem khách hàng thực sự

3.7.3                Tìm kiếm khách hàng thực sự

3.8                Vụ việc

3.8.1                Tạo vụ việc

3.8.2                Xem vụ việc

3.8.3                Tìm kiếm vụ việc

4                BÁO CÁO

5                HƯỚNG DẪN THÊM

5.1                Đổi password

5.2                Đổi giao diện tài khoản

5.3                Hướng dẫn hiển thị Tab Module

5.4                Hướng dẫn tùy chỉnh hiển thị màn hình Home

1 ĐĂNG NHẬP

1.1 Giao diện đăng nhập

1.2 Ý nghĩa các phân hệ

STT

Khái niệm

Diễn giải /Ghi chú

1

Lead

 Quản lý danh sách khách hàng tiềm năng đây là khách hàng chưa từng sử dụng dịch vụ của công ty, nhưng có quan tâm đến sản phẩm của công ty.

 Khách hàng này có thể sau khi nhận được email marketing, đọc quảng cáo, được giới thiệu… mà gọi điện, gửi mail, hoặc đến công ty để hỏi thông tin sản phẩm.

2

Account

Quản lý thông tin khách hàng đã sử dụng ít nhất 1 dịch vụ của công ty (1 Opportunity -> Closed Won)

3

Contact

Quản lý Người liên hệ.

4

Case

Quản lý các phản hồi sau bán hàng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty

5

Document

Quản lý tài liệu

5

Opportunities

 Quản lý thông tin cơ hội, đánh giá một khách hàng tiềm năng.

 Opportunities đánh giá một cơ hội bán hàng với các giai đoạn kinh doanh ví dụ như: đánh giá chất lượng, kết thúc thành công, kết thúc thất bại.

 Dựa vào các giai đoạn kinh doanh, hệ thống có thể đánh giá khả năng thành công của một cơ hội. Ví dụ ở giai đoạn proposal (đề xuất) thì khả năng là 65%, còn giai đoạn (thương lượng) thì khả năng tăng lên 80%.

20

Reports

Báo cáo lại doanh số đạt được và thông kê lại những vụ việc hàng tháng, năm…. Theo yêu cầu của quản lý.

 2 SẢN PHẨM

2.1 Tạo sản phẩm

Bước 1: Di chuyển chuột tới module Product -> Create Product

.

Bước 2: Nhập thông tin sản phẩm

1. Product Code: mã sản phẩm

2. Product Name: tên sản phẩm

3. Part Number: Part Number

4. Category: Danh mục

5. Product Type: Loại sản phẩm

6. Cost: Chi phí

7. Price: Giá

8. Description: Mô tả

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin Product chọn để lưu. Chọn để hủy.

Màn hình chi tiết sản phẩm sau khi Save

2.2 Xem sản phẩm

Di chuyển chuột tới module Product -> View Product

.

2.2.1 Màn hình List View

.

Màn hình Listview là màn hình xuất hiện khi vào một module, hoặc khi nhấnView + tên module.

Các thành phần của màn hình Listview

.

Khu vực 1: khu vực tìm kiếm.

Khu vực 2: danh sách dữ liệu được phân trang, mỗi trang là 20 dòng dữ liệu. Để di chuyển qua các trang, bạn nhấn vào các mũi tên.

 Di chuyển đến trang cuối cùng

 Di chuyển đến trang đầu tiên

 Di chuyển đến trang kế theo

Quay lại trang trước đó.

Khu vực 3: một dòng dữ liệu: Muốn xem chi tiết nhấp chọn xem chi tiết hoặc muốn chỉnh sửa nhanh nhấp

.

 2.2.2 Màn hình Detail

.

Tại màn hình Listview ta chọn xem màn hình detail của sản phẩm.

.

.

2.3 Tìm kiếm sản phẩm

.

2.3.1 Basic Search

Basic Search: Là tìm kiếm cơ bản hay tìm kiếm nhanh một thông tin nào

.

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm: %Thông tin tìm kiếm

B3: Search

Muốn chuyển qua tìm kiếm nâng cao chọn Advance Search

.

.

2.3.2 Advanced Search

Advanced Search: Tìm kiếm nâng cao là tìm kiếm kết hợp nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau để tìm kiếm thông tin chính xác.

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm: %Thông tin tìm kiếm

B3: Search

Muốn chuyển qua tìm kiếm nhanh chọn Basic Search

.

2.3.3 Tìm kiếm toàn cục

.

Tìm kiếm toàn cục là tìm kiếm thông tin toàn bộ hệ thống CRM

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm %Thông tin tìm kiếm

B3: Chọn Search

 .

 .

.

3 QUẢN LÝ QUY TRÌNH SALES

3.1 Sơ đồ tổng quan

             .

.

3.2 Khách hàng tiềm năng

 3.2.1 Tạo khách hàng tiềm năng

.

Bước 1: Di chuyển đến module Leads -> Chọn Create Lead

.

.

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng

.

.

.

Over View

1

Business Type

Loại hình Công ty/Tổ chức

 B2B

 B2C

2

Lead Name

Tên Lead

3

Mobile

Số di dộng liên lạc

4

Account Name

Tên Công ty/Tổ chức

5

Office Phone

Điện thoại nơi làm việc

6

Email Address

Địa chỉ Email

7

Primary Address

Địa chỉ chính

8

Other Address

Địa chỉ khác

3.2.1.1 Follow up Status

1

Status

Tình trạng Lead

2

Status Description

Mô tả tình trạng

3

Lead Source

Nguồn Lead

4

Lead Source Description

Mô tả nguồn Lead

5

Rating Lead

Đánh giá mức độ tiềm năng

6

Estimate Opp Amount

Ước tính giá trị cơ hội

7

Description

Mô tả Lead

8

From Campaign

Đến từ chiến dịch nào?

3.2.1.2 Management

1

Assigned to

Người phụ trách

More info (Company)

1

Title

Chức vụ

2

Department:

Phòng ban

3

Nick Chat

Nick chat

4

Birthday

Ngày sinh nhật

.

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin Lead chọn để lưu. Chọn để hủy.

.

3.2.2 Xem khách hàng tiềm năng

.

 .

3.2.2.1 Màn hình List view

Tham khảo mục 2.2.1 Màn hình listview sản phẩm

.

3.2.2.2 Màn hình Detail

.

.

Gồm 2 Thành Phần:

 Thông tin cơ bản: Tên, Mobile…

 Thông tin hoạt động: Subpanel Activities ghi nhận các hoạt động sắp tới với khách hàng này, Subpanel History ghi nhận các hoạt động đã diễn ra với khách hàng, Subpanel Opportunities ghi nhận những cơ hội của khách hàng….

 .

                   3.2.3 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tham khảo mục 2.3 Tìm kiếm sản phẩm

3.3 Chăm sóc khách hàng tiềm năng

 .

3.3.1 Meeting

Mục này sẽ hướng dẫn

 Nhập dữ liệu cho một cuộc hẹn.

 Mời người khác tham gia cuộc hẹn

Cuộc hẹn có thể được tạo từ:

+ Module Calendar (Lịch)
+ Subpanel Activities (Hoạt động)

Cách 1: Calendar

.

B1: Vào Calendar ->ChọnSchedule Meeting

.

.

.

B2: Nhập thông tin Meeting.

.

.

Lưu ý:

Khi bạn chọn giá trị Related to của cuộc hẹn là dữ liệu nào đó, thì thông tin cuộc hẹn sẽ xuất hiện trong subpanel Activites trong màn hình detail (màn hình chi tiết) của dữ liệu đó.

Ví dụ: nếu bạn chọn related to của cuộc hẹn là Khách hàng A, thì thông tin cuộc hẹn sẽ xuất hiện trong subpanel Activities trong màn hình detail của Khách hàng A.

B3: Bạn có thể mời một số người cùng tham gia cuộc hẹn này trong phần Add Invitees.

 Điền thông tin trong 3 trường: First Name, Last Name, Email và nhấnSearch.

 Sau khi Search, kết quả hiện thông tin bên dưới, bạn nhấn Add ở người muốn mời

 Danh sách những người tham gia buổi meeting sẽ được hiển thị ở phần Scheduling.

Lưu ý:

– Trong phần Scheduling, bạn sẽ thấy được lịch họp của những người được mời, để kiểm tra xem họ có bận hoặc lịch họp có bị xung đột với nhau hay không.

– Nếu muốn huỷ mời một người bất kỳ, bạn nhấnở dòng có tên người đó.

B4: NhấnSave &Send Invities.

.

.

B5:Nhấn:

+Save(Nếu bạn không nhấn Send Invities) để lưu thông tin cuộc hẹn của bạn

+ HoặcCancelđể thoát khỏi màn hình edit mà không lưu bất kỳ thông tin nào.

+Close and Create Newđể lưu thông tin và tạo thêm một cuộc gọi mới.

.

Cách 2: Tạo Meeting từ Subanel Activities

Bạn có thể tạo cuộc hẹn từ Subpanel Activities trong màn hình detail (màn hình chi tiết) của dữ liệu nào đó. Điều này rất thuận tiện vì có thể tạo cuộc hẹn ngay tại module chứa dữ liệu đó mà không phải chuyển sang module Meeting.

B1: Chọn Schedule Meeting.

B2: Điền các thông tin cần thiết, hoặc nhấn vào Full Form để nhập đầy đủ thông tin.

B3: Nhấn:

+Save: để lưu thông tin.

+Cancel: để thoát khỏi màn hình nhập mà không lưu bất kỳ thông tin nào.

.

 3.3.2 Call

Cuộc gọi có thể được tạo từ:

+ Module Calendar (Lịch)
+ Subpanel Activities (Hoạt động)

Tham khảo thêm tại mục 3.3.1 Meeting

.

3                            .4 Cơ hội bán hàng

 Module Opportunities để lưu trữ thông tin cơ hội, đánh giá một khách hàng tiềm năng.

 Opportunities đánh giá một cơ hội bán hàng với các giai đoạn kinh doanh ví dụ như: đánh giá chất lượng, kết thúc thành công, kết thúc thất bại.

 Dựa vào các giai đoạn kinh doanh, hệ thống có thể đánh giá khả năng thành công của một cơ hội. Ví dụ ở giai đoạn proposal (đề xuất) thì khả năng là 65%, còn giai đoạn (thương lượng) thì khả năng tăng lên 80%.

.

3.4.1 Tạo cơ hội bán hàng

Bạn có thể tạo Opportunity (Cơ hội) bằng cách:

+ Tạo trong module Opportunity.

+ Tại Subpanel Opportunity trong module Account, Contact.

+ Trong quá trình convert khách hàng đầu mối sang khách hàng tiềm năng.

Cách 1: VàoModule Opportunities

.

B1: Di chuyển chuột đến module Opportunities -> ChọnCreate Opportunity.

.

.

B2: Nhập thông tin OP

.

1

Opportunity Name

Tên cơ hội (Thương vụ)

2

Related to

Liên quan tới:

 Account

 Lead

3

Opportunity Amount

Ước lượng giá trị cơ hội (thương vụ)

4

Type

Loại cơ hội (Thương vụ)

 Existing Bussiness

 New Bussiness

5

Currency

Tiền tệ

6

Expected Close Date

Dự kiến Ngày chốt cơ hội (Thương vụ)

7

Sales Stage

Giai đoạn bán hàng

 First Contact

 Prospecting

 Negotialtion Proposal

 Ageement

 Implementtation

 Account No Request

 First Shipment

 Ship to Profile

 Unable to gain

 Future Oppt

8

Products

Sản phẩm

9

Probability (%)

Xác xuất thành công (%)

10

Lead Source

Nguồn khách hàng tiềm năng

 Cold Call

 Existing Customer

 Self Generated

 Employee

 Partner

 Public Relation

 Direct Mail

 Conference

 Trade Show

 Website

 Word of mouth

 Email

 Campaign

 Other

11

Next Step

Bước tiếp theo

12

Campaign

Đến từ chiến dịch

13

Assigned to

Người phụ trácg

.

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin Price chọn để lưu. Chọn để hủy.

.

Cách 2: Tạo từ Subpanel Opportunities trong Lead, Account

.

Tạo OP từ Tab Opportunities trong Profile Lead

.

 .

.

Cách 3: Tạo trong quá trình convert từ Lead -> Account

.

Bước 1: Chọn Lead cần convert

.

.

Bước 2: Chọn Convert Lead

.

.

Bước 3: Bổ sung thông tin còn thiếu của khách hàng

.

.

Gắn 1 cơ hội = Closed Won

.

Bước 4: Chọn Save để tiếp tục, chọn Cancel để hủy convert

.

3.4.2 Xem cơ hội bán hàng

Tham khảo mục 2.2 View Products

.

3.4.3 Tìm kiếm cơ hội bán hàng

Tham khảo mục 2.3 Search Products

 .

3.5 Báo giá

 3.5.1 Tạo báo giá

Bước 1: Di chuyển chuột vào module Quotes -> Create Quote

Bước 2: Nhập thông tin Quotes

.

 Thông tin cơ bản của báo giá

.

1. Title – Tên báo giá

2. Opportunity Name – Tên cơ hội

3. Quote Stage – Giai đoạn báo giá (Draft, Negotiation, Delivered, On Hold, Confirmed,…)

4. Valid Until – Ngày hết hạn

5. Invoice Status – Tình trạng báo giá (Hiệu lực, Không hiệu lực)

6. Assigned to – Người phụ trách

7. Payment Terms – Điều khoản thanh toán

8. Approval Status – Tình trạng Approval (Đã được duyệt, chưa duyệt)

9. Mô tả những vấn đề chính

.

 Thông tin khách hàng

Chọn khách hàng liên quan đến báo giá (là khách hàng thực sự hoặc khách hàng tiềm năng)

.

.

Sau khi nhấp chọn sẽ hiện lên 1 màn hình Popup khác để tìm và chọn khách hàng:

.

.

Sau khi có kết quả, nhấp chọn khách hàng:

.

Sau khi chọn:

.

.

 Chọn mẫu báo giá

Đây là Template báo giá đã được thiết kế theo mẫu sẵn trước.

.

.

.

Để tạo Template này ta tạo ở Module PDF Template

.

Home -> More -> PDF Templates -> Create PDF Template

.

.

.

 Nhập thông tin sản phẩm/dịch vụ cần báo giá

.

.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, User chọn Save để lưu, chọn Cancel để hủy tạo báo giá.

.

3.5.2 Xem báo giá

Tham khảo mục 2.2 View Products

.

3.5.3 Tìm kiếm báo giá

Tham khảo mục 2.3 Search Products

.

3.6 Hợp đồng

Sau khi cơ hội bán hàng -> Won, ta tạo 1 hợp đồng cho cơ hội bán hàng đó.

 .

3.6.1 Tạo hợp đồng

.

Bước 1: Di chuyển chuột vào More -> Contracts -> Create Contract

.

.

Bước 2: Nhập thông tin Contract

.

.

.

.

Các điều khoản hợp đồng

.

.

Thông tin tình trạng Approval của hợp đồng

.

.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, User chọn Save để lưu, chọn Cancel để hủy tạo báo giá.

.

3.6.2 Xem hợp đồng

Tham khảo mục 2.2 View Products

 .

3.6.3 Tìm kiếm hợp đồng

Tham khảo mục 2.3 Search Products

.

3.7 Khách hàng thực sự

 3.7.1 Tạo khách hàng thực sự

 Tạo từ module Account

 Tạo từ quá trình Converted từ Lead -> Account (Gắn với 1 Opportunities Agreement (Won).

.

Cách 1: Tạo từ module Account

.

B1: Chọn Create Account

.

.

B2: Nhập thông tin Account

.

       .

        .

.

Over view

1

Business type

 Individual

 Company

Loại hình kinh doanh

 Cá nhân

 Công ty

2

Customer ID

ID khách hàng

3

Account Name (EN)

Tên khách hàng (EN)

4

Account Name (VI

Tên khách hàng (VN)

5

Short name

Tên gọi tắt

6

Birthday

Ngày sinh nhật

7

Office Phone

Số điện thoại văn phòng

8

Tax code

Mã số thuế

9

Email Address

Địa chỉ Email

10

Ownership

Người sở hữu

11

Fax

Số Fax

12

Website

Webiste

13

Billing Address

Địa chỉ thanh toán

14

Shipping Address

Địa chỉ giao hóa đơn

15

Lead Source

Nguồn khách hàng tiềm năng

 Cold Call

 Existing Customer

 Self Generated

 Employee

 Partner

 Public Relation

 Direct Mail

 Conference

 Trade Show

 Website

 Word of mouth

 Email

 Campaign

 Other

16

Approve Status

Tình trạng

 Need Approve

 Need check

 Approve

 Not Approve

17

Customer Address (EN)

Địa chỉ khách hàng (EN)

18

Description:

Mô tả khách hàng

More Info (Company)

1

Account Type

 Customer

 Shipper

 Consignee

 Agent

 Supplier

 CO-LOADER

Loại khách hàng

 Khách hàng cũ

 Người gửi

 Người nhận hàng

 Đại lý

 Nhà cung cấp

 CO-LOADER

2

Industry

Nghành nghề

3

Location

 Domestic

 Overseas

Vị trí

 Trong nước

 Ngoài nước

4

Campaign:

Đến từ chiến dịch

5

Member of

Thành viên của

Other

1

Assigned to

Người phụ trách

.

Bước 3: Sau khi nhập thông tin xong, User chọn để lưu, chọn để hủy tạo.

.

Cách 2: Tạo từ quá trình convert từ Lead -> Account

.

B1: Vào module Opportunity -> Tìm kiếm Opportunity liên quan đến Lead

.

.

B2: Chọn xem chi tiết

.

.

Bước 3: Chuyển trạng thái cơ hội -> Closed Won

Bước 4: Sau khi nhập thông tin xong, User chọn để lưu, chọn để hủy tạo.

Sau khi chuyển xong thì Lead đó sẽ được chuyển qua Account.

 .

3.7.2 Xem khách hàng thực sự

Tham khảo mục 2.1.3 View Products

.

3.7.3 Tìm kiếm khách hàng thực sự

Tham khảo mục 2.1.5 Search Products

.

3.8 Vụ việc

 3.8.1 Tạo vụ việc

.

Bước 1: Di chuyển chuột vào module Cases -> Chọn Create Case

.

.

Bước 2: Nhập thông tin Case

.

.

Bước 3: Chọn Save để lưu, chọn Cancel để hủy

 3.8.2 Xem vụ việc

Tham khảo mục 2.2 View Products

.

3.8.3 Tìm kiếm vụ việc

Tham khảo mục 2.3 Search Products

.

.

4 Báo cáo

.

Bước 1: Vào module Report -> Chọn View Report

.

.

Bước 2: Chọn Report cần xem

.

.

Bước 3: Filter lại thông tin Report (nếu cần)

.

.

Kết quả

Chi tiết

 .

.

5 HƯỚNG DẪN THÊM

5.1 Đổi password

Bước 1: Chọn Profile

.

Bước 2: Đổi mật khẩu

.

5.2 Đổi giao diện tài khoản

 .

 .

5.3 Hướng dẫn hiển thị Tab Module

.

Thanh Module

                       .

                        5.4 Hướng dẫn tùy chỉnh hiển thị màn hình Home

.

Bước 1: Tại màn hình Home -> Chọn Add trang

Bước 2: Nhập thông tin trang và chọn dạng hiển thị -> Chọn Submit

Bước 3: Add Sugar Dashlets

Chọn Module hiện

Posted on by
CISSP   400-101   810-403   300-320   210-260   200-120   400-051   NS0-157   400-201   70-410   070-410   CISSP   400-101   70-411   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   1V0-601   2V0-621   070-480   300-115   70-414   642-874   101-400   070-486   MB5-705   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   ADM-201   CISSP   1Z0-060   400-051   300-075   MB2-704   100-101   9L0-012   642-999   300-115   MB5-705   70-461   1V0-601   300-206   352-001   70-486   300-135   700-505   400-051   640-875   200-125   500-260   642-181   300-208   70-464   70-643   70-410   70-687   mb2-707   2v0-621   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   200-120   CISSP   400-101   810-403   300-320   210-060   300-070   210-260   300-075   300-101   NSE4   EX200   300-115   100-101   ADM-201   N10-006   810-403   200-120   400-101   CISSP   300-320   350-018   300-101   210-260   300-208   MB2-707   400-201   SY0-401   70-462   EX200   100-101   1Z0-803   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   200-001   200-101   200-120   250-001   350-018   400-051   642-467   810-420   70-410   70-460   220-802   70-680   350-060   1Y0-300   9L0-418   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403