Hướng dẫn sử dụng SugarCRM-HR

 

MỤC LỤC

1                ĐĂNG NHẬP

1.1                Màn hình giao diện

1.2                Ý nghĩa phân hệ

2                CANDIDATE

2.1                Create Candidate

2.2                View Candidate

2.2.1                Màn hình List View

2.2.2                Màn hình Detail

2.3                Search Candidate

2.3.1                Basic Search

2.3.2                Advanced Search

2.3.3                Tìm kiếm toàn cục

3                QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR

3.1                Quy trình tổng quan

3.2                Accounts

3.2.1                Create Account

3.2.2                View Accounts

3.2.3                Search Account

3.3                Vacancy

3.3.1                Create Vacancies

3.3.2                View Vacancies

3.3.3                Search Vacancies

3.4                Mapping Va –Ca

3.4.1                Cách tính điểm matching

3.4.2                Mapping

3.5                Billing

4                REPORT

5                HƯỚNG DẪN THÊM

5.1                Đổi Password

5.2                Đổi giao diện tài khoản

5.3                Hướng dẫn hiển thị Tabs trên thanh menu Modules

5.4                Hướng dẫn cài đặt màn hình chủ

1 ĐĂNG NHẬP

1.1 Màn hình giao diện

””

1.2 Ý nghĩa phân hệ

STT

Từ ngữ, khái niệm

Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú

1

Account

Quản lý thông tin khách hàng đã sử dụng ít nhất 1 dịch vụ của công ty (1 Opportunity -> Closed Won)

2

Contact

Quản lý Người liên hệ.

3

Contract

Quản lý thông tin hợp đồng

4

Vancancy

Là những đầu mối việc làm bao gồm:

+  Job title   =Sales Manager
+  Industry   =Retail/ Wholesales,Trading -Distribution

5

Candidate

Là những thông tin ứng viên, bao gồm chuyên môn, kinh nghiệm, kĩ năng….

6

Billing

Quản lý thông tin hóa đơn thu sau khi có một Candidate success giữa Account – HR

7

Case

Quản lý các phản hồi sau bán hàng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty

8

Reports

Là báo cáo lại doanh số về cuộc hẹn, candidate, vancacy….theo yêu cầu của quản lý

 ””

2  CANDIDATE

2.1 Create Candidate

Bước 1: Vào Module Candidates Chọn Create Candidates

Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate

Khi tạo một record ứng viên mới thì cần kiểm tra việc ứng viên trùng dựa vào các field:

- Full Name

- Email

- Mobile phone

Nếu báo trùng

Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No duplicated record was found.”

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn chọn để lưu. Chọn để hủy.

2.2 View Candidate

Di chuyển chuột vào module Candidates -> Chọn Candidates

 ””

2.2.1 Màn hình List View

Khu vực 1: khu vực tìm kiếm.

Khu vực 2: danh sách dữ liệu được phân trang, mỗi trang là 20 dòng dữ liệu. Để di chuyển qua các trang, bạn nhấn vào các mũi tên.

 Di chuyển đến trang cuối cùng

 Di chuyển đến trang đầu tiên

 Di chuyển đến trang kế theo

 Quay lại trang trước đó.

Khu vực 3: một dòng dữ liệu.

 Để sửa dòng dữ liệu này, nhấn

 Để hiển thị nhanh dòng dữ liệu nhấp chọn

 ””

2.2.2 Màn hình Detail

Các thành phần thông tin của màn hình detail gồm:

                THÔNG TIN CƠ BẢN

 Contact Information

 Employment History

 Education History

 Language Skills

 Other Courses

 Reference Person

THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG

Subpanel Activities ghi nhận các hoạt động sắp tới với khách hàng này, Subpanel History ghi nhận các hoạt động đã diễn ra với khách hàng,…

 ”’

2.3 Search Candidate

”’

2.3.1 Basic Search

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm: %Thông tin tìm kiếm

B3: Search

Muốn chuyển qua tìm kiếm nâng cao chọn Advance Search

 ””

2.3.2 Advanced Search

Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm kết hợp nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau để tìm kiếm thông tin chính xác.

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm

B3: Search

Muốn chuyển qua tìm kiếm cơ bản chọn Basic Search

 ””

2.3.3 Tìm kiếm toàn cục

Thao tác tìm kiếm:

B1: Chọn Clear

B2: Nhập thông tin tìm kiếm %Thông tin tìm kiếm

B3: Chọn Search

 ””””””’

3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR

3.1 Quy trình tổng quan

 ”””””’

3.2 Accounts

3.2.1 Create Account

”””””’

Bước 1: Di chuyển chuột tới module Account -> chọn Create Account

Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Account

Khi tạo một record khách hàng mới thì cần kiểm tra KH trùng dựa vào các field:

- Company Name

- Phone

Lưu ý:

Các ô có dấu (*) là bắt buộc.

 ””””’

Nếu tìm thấy record trùng thì hệ thống sẽ thông báo:

Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: This account is new. No duplicated record was found.”

 ”””””””

Bước 3: Sau khi nhập xong thông tin, chọn Save để lưu, chọn Cancel để hủy tạo

 ””””’

3.2.2 View Accounts

;”””

Tham khảo mục 2.2 View Candidate

3.2.3 Search Account

Tham khảo mục 2.3 View Candidate

”””’

3.3 Vacancy

3.3.1 Create Vacancies

””””””’

Bước 1: Di chuyển chuột đến module Vacancies -> Chọn Create Vacancies

””””

Bước 2: Nhập thông tin Vacancy

Bước 2: Chọn Save để lưu thông tin, Cancel để hủy tạo.

 ”””’

3.3.2 View Vacancies

Tham khảo mục 2.2 View Candidate

3.3.3 Search Vacancies

Tham khảo mục 2.3 View Candidate

 ”””

3.4 Mapping Va –Ca

Mapping là chức năng tự động lọc những ứng viên tiềm năng thỏa các tiêu chí yêu cầu của công việc để đưa vào danh sách ứng viên tiềm năng của một công việc.

Chức năng này được thực hiện tự động. Để chức năng chạy được như ý thì yêu cầu người dùng nhập liệu thông tin đầy đủ và chính xác không chỉ cho Vacancy mà còn cả Candidate.

 ”””””’

3.4.1 Cách tính điểm matching

”””””

Bước 1: Vào module Vacancy -> Tìm kiếm Vacancy cần mapping

Nhập thông tin tìm kiếm

Chọn Vacancy cần tìm

 ”””””’

Bước 2: Trong profile Vacancy chọn Mapping Candidades để tính điểm matching

Tính điểm Lấy tất cả những ứng viên thuộc về lĩnh vực của Vacancy tiến hành tính điểm (Tham khảo thêm tài liệu “cách tính điểm matching) sau quá trình tính điểm màn hình hiển thị ra những ứng viên có điểm cao nhất trong panel Matching (xem hình dưới).

Lưu ý: Những Cadidates nào có StatusLocked, điều đó thông báo rằng Candidate đó đã ứng tuyển thành côngmột Vacancy nào đó.

Cách Tính điểm Matching :

Field candidate

Giá trị

Điều kiện

Field vacancy

Giá trị

Điểm cộng

Desired Function

Giá trị “developer” có tồn tại trong field bên candidate

Job title

developer

0

Career Objectives

developer

Giá trị “developer” có tồn tại trong field bên candidate

Job title

developer

15

Professional Summary

developer

Giá trị “developer” có tồn tại trong field bên candidate

Job title

developer

15

Job Function

Software/Hardware

Mỗi giá trị trùng + 5 điểm (nếu job function và company industry cùng trùng 1 giá trị thì chỉ được +5 )

Selected industry

IT – Software

5

Company Industry

Mỗi giá trị khớp + 5 điểm

Selected industry

IT – Software

0

Desired W.Location

HCMC

Khớp (trùng)

Working place

HCMC

15

Language Level

Fair

Nếu cao hơn hoặc bằng

Min English level

Average

10

Current Salary

300 USD

Trong khoảng

Salary from -> Salary to

100->1000 USD

10

Desired Salary

350 USD

Trong khoảng

Salary from -> Salary to

100->1000 USD

10

Total year of Exp

0

Lớn hơn hoặc bằng

Min Year of experiences

2

0

Education Level

Diploma

Nếu cao hơn hoặc bằng

Min Education

Intermediate

10

””’

3.4.2 Mapping

;

Sau khi tính điểm Matching ứng viên cho Vacancy ta có danh sách sau:

Mô tả:

ID

Đối tượng

Mô tả chi tiết

1

CaID

Mã số Vacancy

2

Full name

Họ tên đầy đủ của ứng viên

3

Pro Sum trên một dòng được hover

Khi mouse hover lên ô này thì show 1 cái tool tip list ra thông tin kinh nghiệm của từng công ty bao gồm:

Total years + Job Title + Company name theo đúng format trong hình mô tả:

Lưu ý:

Pro sum sẽ được tính tự động giá trị bằng công thức sau:

Total years + Job Title + Company name

Total Years = Employment History > (Work To – Work From)

Job title = Employment > Job title

Company Name = Employment > Company name

4

Yr of Exp

Số năm kinh nghiệm của ứng viên

5

Status

Tình trạng ứng viên

1. New

2. Interviewed by L&A

3. Locked

4. Retired

5. Blacklist

User không thể assign một candidate với status = “New” vào một vacancy

7

Icon Matching %

Mặc định danh sách này được sort theo column Matching %

Số điểm của matching % được tính toán từ 0 đến 100 dựa vào việc so sánh các fields của một vacancy và CV của một ứng viên

8

Action link

Các hoạt động

Add to shortlist

User click vào đây thì hệ thống làm các việc sau:

+ Show ra 1 cái popup hỏi user có muốn schedule một cái meeting/call với người này ko hay chỉ muốn add vào trong Shortlist?

By default thì các field sau đều có giá trị mặc định:

+ Subject = “Interview with candidate”

+ Duration = 1h00

+ Type = Meeting (gồm 2 loại: Meeting | Call)

+ Reminder = checked với value = “15 minutes prior”

+ Status = “Planned”

+ Assign to = “user hiện tại”

User chỉ cần điền thông tin Date va thời gian meeting/call mà thôi.

Field Description là optional. Các field còn lại là required. Với việc hỗ trợ các field với giá trị mặc định như trên thì việc schedule 1 meeting/call trong hệ thống cho một candidate chỉ mất 1 phút là tối đa.

Sử dụng lại module Meeting của Sugar, sắp xếp lại các field trên popup + thêm 1 field mới là Type.

Sau đó, thêm candidate này vào trong danh sách ShortList của vacancy, cho dù user có click “Save” hay “Skip it”

Action Link: Remove

User click vào thì remove candidate này ra khỏi Danh sách Matching Candidates, refresh page, không cần show popup để hỏi xác nhận việc Remove này.

Action Link: View Details

User click vào thì show trang view details CV của UV trong tab mới.

Bước 1: Chọn Add to Shortlist

Sau khi nhấp chọn màn hình sẽ hiện ra popup thông báo cần phải tạo 1 cuộc hẹn phỏng vấn với Candidates có Status = “New”, để đổi Status Candidate này qua “Interviewed by L&A”.

Sau đó chọn

Bước 2: Đổi Status Candidates

B1: Vào module Candidate -> Tìm kiếm Candidate vừa mapping

 ””””’

B2: Chọn xem chi tiết Candidate

”’

Trong Profile của Candidate, kéo chuột xuống chọn

 ”’

B3: Chuyển trạng thái Recruitment status của ứng viên

””

 ”

Khi user click vào đây thì show ra một cái popup để user có thể cập nhật Recruitment status:

Tick chọn (Nếu cần) để thêm một Meeting/Call cho việc thay đổi trạng thái

Mô tả thêm:

ID

Đối tượng

Mô tả chi tiết

Action link: View Recuirment History

Khi user click vào đây thì show một cái popup xem được tất cả recruitment history của ứng viên này cho vị trí này:

5

Action link: View Activity History

Khi user click vào đây thì show một cái popup xem được tất cả Activity history của ứng viên này cho vị trí này, bao gồm cả các sự kiện đã xảy ra, hoặc sắp xảy ra – các task name sắp xảy ra thì có màu xanh (=event subject) và chứa link để user có thể click vào và system sẽ mở ra nội dung task đó (td: lịch meeting/call sắp tới):

Click “Go to full report for this vacancy”: Sẽ mở trang report list ra tất cả các Events liên quan đến vị trí tuyển dụng này trong một tab mới.

Report này sẽ được mô tả chi tiết trong Module report sau.

Export CV to Word (VN)

Export CV to Word (EN)

Khi nhấp vào link này, sẽ xuất ra cho User một file CV word bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt (tùy chọn) như sau:

Bước 3: Thiết lập 1 cuộc hẹn với Status = “Held”

Sau khi nhấp chọn sẽ hiện lên cửa sổ Popup, Tick chọn tạo 1 Meeting

Nhập thông tin Meeting và chuyển Status Meeting = “Held”

Chọn Save để lưu Meeting, chọn Cancel để hủy tạo.

Bước 4: Đổi trạng thái ứng viên thành công thành “Success

 Start date: ngày bắt đầu đi làm

 Billed Amount: Giá trị Bill khách hàng thanh toán cho Vacancy này.

Sau khi nhập xong ta chọn Save để hoàn thành, chọn Cancel để hủy chuyển trạng thái.

3.1 Billing

Sau khi chọn Success và nhập thông tin trên,Phần mềm tự xuất ra 1 phiếu thu tiền với đầu mối công việc tương ứng.

Thông tin của Billing gồm:

 Thông tin cơ bản của Billing: Khách hàng,..

 Thông tin hoạt động: Active, History..

4 REPORT

Bước 1: Di chuyển chuột vào More -> Click Chọn Report

Bước 2: Chọn Report cần xem

Bước 3: Filter Thời gian Report (Nếu cần)

Sau khi Filter xong, ta chọn

Bước 4: Xem kết quả

Mô tả chi tiết:

Những báo cáo khác xem tương tự

5 HƯỚNG DẪN THÊM

5.1 Đổi Password

Bước 1: Chọn Profile

Bước 2: Đổi mật khẩu

5.2 Đổi giao diện tài khoản

5.3 Hướng dẫn hiển thị Tabs trên thanh menu Modules

Thanh Menu Modules

5.4 Hướng dẫn cài đặt màn hình chủ

Bước 1: Tại màn hình Home -> Chọn Add trang

Bước 2: Nhập thông tin trang và chọn dạng hiển thị -> Chọn Submit

Bước 3: Add Sugar Dashlets

Bước 4: Chọn Module hiện trên màn hình Home

Lưu ý: Toàn bộ thông tin hỗ trợ trên dựa theo bản demo cơ bản nhất dành cho gói HR, nếu Khách hàng có nhu cầu triển khai sẽ được customize theo yêu cầu sao cho phù hợp.

Trên đây là một số thông tin hỗ trợ giúp khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả hơn, nếu trong quá trình sử dụng thử khách hàng có gặp bất cứ khó khăn hãy liên hệ hotline (0913)-617-452 để được hỗ trợ.

Posted on by
CISSP   400-101   810-403   300-320   210-260   200-120   400-051   NS0-157   400-201   70-410   070-410   CISSP   400-101   70-411   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   1V0-601   2V0-621   070-480   300-115   70-414   642-874   101-400   070-486   MB5-705   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   ADM-201   CISSP   1Z0-060   400-051   300-075   MB2-704   100-101   9L0-012   642-999   300-115   MB5-705   70-461   1V0-601   300-206   352-001   70-486   300-135   700-505   400-051   640-875   200-125   500-260   642-181   300-208   70-464   70-643   70-410   70-687   mb2-707   2v0-621   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   200-120   CISSP   400-101   810-403   300-320   210-060   300-070   210-260   300-075   300-101   NSE4   EX200   300-115   100-101   ADM-201   N10-006   810-403   200-120   400-101   CISSP   300-320   350-018   300-101   210-260   300-208   MB2-707   400-201   SY0-401   70-462   EX200   100-101   1Z0-803   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   200-001   200-101   200-120   250-001   350-018   400-051   642-467   810-420   70-410   70-460   220-802   70-680   350-060   1Y0-300   9L0-418   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403