Hướng dẫn sử dụng SugarCRM-Edu Version 2

EDU CRM USER GUIDE V2

MỤC LỤC

EDU CRM USER GUIDE V2

I.                NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG RELEASE 2

1.                Quản lý lớp học, giáo viên, phòng học

2.                Lập thời khóa biểu cho lớp

3.                Quản lý quá trình học của học viên

4.                Cổng thông tin học viên:

5.                Bổ sung các báo cáo tài chính, kế toán

II.                QUY TRÌNH CRM CHO EDU

1.                Tổng quan quy trình

2.                Diễn giải quy trình

3.                Các khái niệm liên quan

4.                Một số ràng buộc quy định

III.                QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐÀO TẠO

1.                Tạo chương trình học (Programs):

2.                Tạo gói học (Package) cho chương trình học:

3.                Tạo giảm giá cho đăng kí học (Promotions)

4.                Tạo mới một lớp học

5.                Chỉnh sửa thông tin lớp học

6.                Kiểm tra Giáo viên rãnh (Giáo viên chưa có lịch dạy)

7.                Kiểm tra Phòng học trống

8.                Tạo thời khóa biểu cho lớp

9.                Thêm Danh sách Học viên vào lớp học

10.                Gửi Thời khóa biểu cho học viên

11.                Nâng Level cho tất cả học viên của lớp khi lớp đã kết thúc

12.                Điểm danh Học viên

13.                Tạo Bảng điểm cho Học viên

14.                Nhập điểm cho Học viên

15.                Tạo Giáo viên mới

16.                Sửa thông tin Giáo viên

17.                Gửi lịch dạy trong tháng cho Giáo viên

18.                Move hoặc Transfer học viên

1.                Chuẩn bị

2.                Move học viên

3.                Transfer

19.                Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học

20.                Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học

21.                Tạo lịch học bù cho 1 lớp học

IV.                QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ MARKETING

1.                Sơ đồ tổng quan

2.                Tạo Học viên Thô (Targets)

3.                Tạo danh sách Học viên Thô (Targets list)

4.                Tạo mẫu Email (Email Templates)

5.                Tạo Chiến dịch và gửi Email quảng cáo, tiếp thị (Campaigns)

6.                Xem báo cáo của chiến dịch gởi email

V.                QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES

1.                Sơ đồ tổng quan

2.                Tạo mới Học viên Tiềm năng (Leads)

3.                Tạo mới Students

4.                Tìm kiếm Students

5.                Tạo mới đăng ký học

6.                Tìm kiếm và xem báo cáo (Reports)

VI.                QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA HỌC VIÊN

1.                Log call

2.                Ghi chú và file đính kèm (Notes)

3.                Gửi / Sao lưu Email

4.                Xem lịch làm việc

1.                Xem tất cả lịch làm việc trong ngày, tháng, năm.

2.                Xem lịch Meeting

3.                Xem lịch Testing

VII.                NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

1.                Xuất Phiếu thu (Payments)

2.                Xuất Hóa đơn (Invoices)

3.                Lập Phiếu chi (Refunds)

4.                Tạm ứng (Deposit) – Nghiệp vụ này tương tự với nghiệp vụ đăng ký học

VIII.                XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

1.                Màn hình danh sách KH của tôi không có dữ liệu, trong khi nhân viên khác vẫn thấy?

2.                Làm sao để thay đổi định dạng ngày?

3.                Tôi là quản lý, tôi muốn xem trong ngày hoặc trong tuần chúng tôi có bao nhiêu đăng ký học mới, bao nhiêu học viên tiềm năng mới thì làm thế nào?

4.                Làm sao để thay đổi ngày – giờ của một buổi học?

5.                Làm sao thay đổi giáo viên hoặc phòng của 1 buổi học?

6.                Có mấy loại học viên?

7.                Các loại khoản dư của học viên?

8.                Làm sao để tạo lịch học bù cho 1 lớp?

9.                Làm sao để invite học viên học thử vào một buổi học?

10.                Làm sao để chuyển học viên đến một trung tâm khác?

11.                Làm sao để chuyển tiền trong tài khoản giữa 2 học viên?

12.                Làm sao để thêm ngày nghỉ (holiday) vào cho giáo viên?

13.                Làm sao để nhập điểm cho học viên?

14.                Làm sao để phân bổ giáo viên dạy cùng lúc nhiều trung tâm?

I. NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG RELEASE 2

Các chức năng mới EduCRM Ver 2.0:

1. Quản lý lớp học, giáo viên, phòng học

- Quản lý lớp học: giúp quản lý danh sách học viên của lớp, thêm mới học viên vào lớp hoặc xóa học viên ra khỏi lớp khi cần thiết, sửa thông tin lớp, sau khi hoàn tất lớp học có thể chuyển tất cả học viên của lớp cao hơn…

- Quản lý giáo viên: chức năng quản lý giáo viên của trung tâm, thêm mới hoặc xóa giáo viên khi cần thiết, tạo lịch dạy cho giáo viên, kiểm tra giáo viên rãnh, ngày nghỉ của giáo viên, phân công giáo viên dạy nhiều trung tâm cùng 1 lúc….

- Quản lý phòng học: chức năng quản lý phòng học của trung tâm, thêm xóa phòng học, kiểm tra phòng học trống…

2. Lập thời khóa biểu cho lớp

- Chức năng cho phép lập thời khóa biểu của lớp, sửa thời khóa biểu, thay đổi giờ học, tạo lịch học bù cho lớp học…

3. Quản lý quá trình học của học viên

Theo dõi học viên từ lúc đăng ký học đến lúc kết thúc học tại Trung Tâm:

- Theo dõi Delivery ( thời lượng học, số tiền học viên phải trả trải qua các thời gian), tổng số Payments của học viên và Refunds

- Attendance: Chức năng điểm danh học viên, ghi chú nguyên nhân nghỉ học của học viên

- Gradebook: Chức năng tạo bảng điểm và nhập điểm cho học viên.

4. Cổng thông tin học viên:

- Đăng ký học online: giúp học viên đăng kí học online thông qua hệ thống Portal của trung tâm

- Theo dõi quá trình học: Giúp phụ huynh và học viên theo dõi toàn bộ quá trình học tập của học viên tại trung tâm.

- Xem điểm: Hệ thống online cho phép phụ huynh và học viên xem điểm của học viên trong quá trình học tập tại trung tâm

- Gửi phàn nàn, góp ý: Chức năng giúp phụ huynh và học viên gửi phàn nàn, ý kiến và góp ý về trung tâm.

5. Bổ sung các báo cáo tài chính, kế toán

- Hệ thống bổ sung thêm các tính năng nghiệp vụ như báo cáo tài chính, kế toán theo tháng, quý hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

II. QUY TRÌNH CRM CHO EDU

1. Tổng quan quy trình

                19-11-2014 10-16-24 SA

2. Diễn giải quy trình

STT

Từ ngữ, khái niệm

Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú

1

Marketing – Quảng bá thông tin

1.1

Chiến dịch (Campaigns)

Là các chiến dịch quảng bá thông tin hình ảnh khóa học, dịch vụ của trung tâm tới đối tượng khách hàng thô, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện hữu (KH cũ)

1.2

Học Viên (HV) Thô (Targets)

Là đối tượng chưa sử dụng dịch vụ, đăng kí học lần nào tại trung tâm.

1.3

Nhóm HV Thô (Targets List)

Là các đối tượng nhận thông tin chiến dịch quảng bá.

1 Nhóm HV Thô có thể bao gồm:

- Học viên có lưu trữ trên hệ thống CRM (HV Thô, HV Đầu mối, HV Chính thức (Người liên hệ))

- Khách hàng import từ file Excel (chưa có trên hệ thống CRM)

2

Pre-sales – Tiếp cận, khảo sát, đánh giá ban đầu

2.1

HV Tiềm năng (Leads)

Là đối tượng học viên thô nhưng có quan tâm tới dịch vụ, khóa học của trung tâm thông qua việc phản hồi lại thông tin từ các chiến dịch.

3

Deal Closing – Chốt cơ hội.

3.1

HV Chính thức (Students)

Là đối tượng HV Thô nhưng đã đồng ý sử dụng dịch vụ và khóa học của cty. Việc đồng ý này có thể thông qua việc đăng kí học chính thức tại trung tâm.

HV Chính thức có thể là Cá nhân hoặc Tổ chức.

3.2

Người liên hệ (Contacts)

Là các cá nhân trong 1 HV Tổ chức mà nhân viên trung tâm có quan hệ quen biết hoặc cùng làm việc.

3.3

Đăng kí học (Enrollments)

Là biên bản thể hiện kết quả của việc bán hàng: HV Đầu mối đăng kí khóa học, dịch vụ của trung tâm và trở thành đối tượng HV Chính thức.

3.4

Phiếu thu (Payments)

Là chứng từ ghi nhận các khoản thu trung tâm nhằm mục đích lưu trữ thông tin và quản lý công nợ khách hàng sau này.

Phiếu thu trên CRM KHÔNG có ý nghĩa nhiều về mặt kế toán thuần túy.

4

CS (After-sales) – Sau bán hàng

4.1

Vụ việc (Tasks)

Là thông tin được khách hàng phản hồi trước hoặc sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của cty.

Nếu phản hồi trước khi trở thành KH Chính thức: Vụ việc liên quan bộ phận kinh doanh

Nếu phản hồi sau khi trở thành KH Chính thức: Vụ việc liên quan bộ phận chăm sóc và hỗ trợ khách hàng

5

Management – Quản lý, công tác nội bộ

5.1

Chương trình học (Programs)

Là các chương trình học của trung tâm.

5.2

Các gói chương trình (Packages)

Là các gói học trong chương trình học học trung tâm

5.3

Báo cáo (Reports)

Là báo cáo lại doanh số đạt được và thông kê lại những vụ việc hàng tháng, năm…. Theo yêu cầu của quản lý.

3. Các khái niệm liên quan

Module

Mô tả

1

Leads

- Status: Trạng thái của một Lead (Học viên tiềm năng).

+ New: Một học viên mới được tạo ra.

+ Assigned: Đã phân công phụ trách chăm sóc.

+ In Process: Đang trong quá trình chăm sóc

.

+ Converted: Một học viên đã được chuyển thành học viên chính thức (Students).

+ Recycle: Tiếp cận trở lại sau một thời gian không chăm sóc.

+ Dead: Ngưng chăm sóc.

- Lead Source: Học viên biết đến trung tâm qua những nguồn (kênh ) thông tin nào. Ví dụ: Như Học viên A được bạn bè giới thiệu thì Lead Source có giá trị là Friends, Học viên B xem thông tin trên website và đăng ký học thì Lead Source có giá trị là Website….

- Date Created: Ngày tạo ra một dữ liệu mới. Ví dụ: 01-06-2014 07:00:00 Một học viên A mới được tạo ra trên hệ thống, hay 01-06-2014 07:03:05 Một đăng ký B học mới được tạo ra thành công….

- Date Modified: Ngày chỉnh sửa một học viên bất kỳ, giá trị hiển thị thường là ngày chỉnh sửa cuối cùng. Ví dụ: Dữ liệu của một Học viên A: 01-06-2014 07:03:05 là ngày mà học viên đó được tạo ra, nhưng vì vài lý do nào đó nên nhập liệu sai, phải chỉnh sửa lại tại thời điểm 01-06-2014 08:12:40 thì lúc đó Date Modified chính là 01-06-2014 08:12:40. Sau vài ngày sau, tại thời điểm 03-06-2014 16:20:03 Học viên này muốn bổ sung thêm thông tin thì Date Modified lúc này sẽ có giá trị là 03-06-2014 16:20:03 chứ không phải là 01-06-2014 08:12:40 như trường hợp ở trên.

- Email Address: Địa chỉ mail cá nhân của một học viên.

+ Primary: Địa chỉ liên hệ chính, nếu học viên có nhiều địa chỉ mail, thì phải chọn một email làm email liên lạc chính, để thực hiện chức năng chăm sóc.

+ Opted Out: Từ chối nhận email quảng cáo, chăm sóc từ phía trung tâm.

+ Invalid: Địa chỉ mail lúc gửi quảng cáo hệ thống trả về là địa chỉ mail không hợp lệ thì bên này sẽ tự động checked.

- Campaign: Chiến dịch, quảng cáo. Ví dụ: Qua chiến dịch “Ưu đãi giảm giá cho học viên nghèo vượt khó” thì học viên A đến đăng ký học, thì nhân viên trung tâm sẽ hỏi và nhấp chọn chiến dịch để sau này thống kê mức độ thành công của một chiến dịch được tạo ra.

- Potential level: Mức độ thành công để trở thành một học viên chính thức của học viên này có cao hay không.

- Assigned to: Liên quan đến một user (người dùng). Ví dụ: Một học viên A mới được tạo ra bởi Nhân viên B thì Assigned to lúc này có giá trị là nhân viên B.

- Team: Chi nhánh mà (user) người dùng đang làm việc. Ví dụ: Một học viên A mới được tạo ra bởi nhân viên B, tại trung tâm Nguyễn Trãi….

2

Students

- Status: Trạng thái của một học viên chính thức

+ Learning: Trạng thái đang học

.

+ Suspending: Tạm thời nghỉ học do có vài lý do nào đó.

+ Cancel: Học viên này đã nghỉ ở trung tâm, không còn theo bất kỳ khóa học nào ở trung tâm nữa.

- Assigned to, Team, Date Modified…. Chức năng tương tự module Leads.

3

Enrollments

- Type: Loại học viên đăng ký.

+ New Business: Học viên mới đăng ký, thường học viên được lấy từ bên module Leads sang.

+ Existing Business: Học viên đã tồn tại trong hệ thống, tức là học viên chính thức của trung tâm, đã đăng ký học trước đó.

- Sales Stage: Trạng thái của một đăng ký học.

+ Success: Thành công. (Trạng thái mặc định của một đăng ký học)

+ Failure: Thất bại. Ví dụ: Một học viên A đã đăng ký học gặp phải một lý do nào đó nên xin nghỉ, không thể tiếp tục học trong một thời gian, ta phải hủy đăng ký học cho học viên đó, trạng thái sau khi hủy chính là Failure.

+ Moved: Đã chuyển. Ví dụ: Học viên A bên trên sau khi hủy một đăng ký học, số tiền mà học viên A đã đóng sẽ chuyển sang một đăng ký học khác của người thân hoặc bạn bè thì đăng ký học mới đó sẽ có trạng thái là Moved.

- User Enrolling: Đăng ký học bởi nhân viên. Ví dụ: Một học viên H tới đăng ký học, thì một đăng ký học mới được tạo ra bởi nhân viên A thì User Enrolling chính là nhân viên A đó.

- User Approaching: Người dùng tiếp cận đầu tiên với học sinh. Ví dụ: Nhân viên A trước đây đã tư vấn cho học viên H, sau khi H về nhà, suy nghĩ, phân tích thì quyết định đăng ký học, nhưng lần sau lên đăng ký học thì lại được đăng ký bởi nhân viên B, thì User Approaching là Nhân viên A, User Enrolling là nhân viên B.

4

Invoices

- Status: Là trạng thái của một Hóa đơn.

+ Paid: Đã trả đầy đủ.

+ Unpaid: Chưa trả đủ.

+ Cancel: Hóa đơn đã bị hủy. Ví dụ: Một học viên A sẽ hủy một đăng ký học, thì số tiền mà học viên A đã đóng, bây giờ sẽ chuyển sang cho người thân hoặc bạn bè, thì hóa đơn cũ của học viên A sẽ có trạng thái là Cancel.

5

Payment

- Status: tương tự chức năng của Invoices, tuy nhiên chỉ có hai trạng thái là PaidUnpaid.

6

Calls

- Status: Trạng thái của một lịch gọi điện chăm sóc học viên, gặp đối tác….

+ Inbound: Ghi nhận cuộc gọi đến của khách hàng, đối tác, học viên.

+ Outbound: Ghi nhận, lên lịch hẹn một cuộc gọi đi cho khách hàng hoặc học viên..

.

+ Planned: Lên kế hoạch gọi điện, thường là giá trị mặc định khi tạo mới cuộc gọi

+ Held: Đã thực hiện cuộc gọi đi hoặc đến.

+ Not Held: Không thực hiện cuộc gọi nữa, trạng thái này tương tự như hủy cuộc gọi đó.

- Reminders: Nhắc nhở cuộc gọi.

+ Popup: Hiển thị thông báo trên hệ thống nhắc nhở sắp có một cuộc gọi đi cho khách hàng, đối tác, học viên….

+ Email all invitees: Nhắc nhở cuộc gọi cho những người liên quan bằng Email.

- Related to: Liên quan đến đối tượng trong cuộc gọi vừa nhận hay cuộc gọi sắp tới. Ví dụ: Cuộc gọi điện xin nghỉ học của một học viên, hay cuộc gọi đến xin hủy đăng ký học của một nhóm học viên….

- Scheduling: Khung thời gian xảy ra cuộc gọi.

- Add Invitees: Bổ sung thêm những nhân viên, học viên hay đối tác liên quan đến cuộc gọi.

7

Meeting

- Status: Trạng thái của một lịch hẹn học viên, gặp đối tác….

+ Planned: Lên kế hoạch lịch hẹn, thường là giá trị mặc định khi tạo mới cuộc hẹn

+ Held: Đã thực hiện cuộc hẹn.

+ Not Held: Không thực hiện cuộc hẹn nữa, trạng thái này tương tự như hủy cuộc hẹn đó

.

- Meeting Type: Mục đích của cuộc hẹn.

+ Meeting: Hội nghị, gặp mặt,…

+ Consultant: Hội thảo.

+ Testing: Hẹn lên làm bài thi thử để phân lớp.

- Location: Địa điểm xảy ra cuộc hẹn.

- Related to, Scheduling, Add Invitees: Tương tự module Calls.

4. Một số ràng buộc quy định

Module

Một số ràng buộc chức năng cần tuân thủ

1

Leads

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Last Name

+ Mobile

+ Email Address

+ Assigned to

+ Teams

2

Students

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Last Name

+ Mobile

+ Email Address

+ Assigned to

+ Teams

3

Enrollments

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Enrollments For

+ Package

+ Expected Date

+ Assigned to

+ Teams

- Khi chọn Enrollments for ta có thể nhập liệu thông tin trên thẻ input text thay vì click vào mũi tên chọn, giúp giảm thời gian tìm kiếm. Trong trường hợp chọn Enrollments For là Lead thì Type mặc định là New Business, nếu Enrollments For là Student thì TypeExisting Business.

NOTE: Nhân viên lưu ý không nên chọn lại type tránh sai sót trong quá trình báo cáo kết quả sau này.

- Tương tự Erollments For, khi ta search Packages, các trường giá trị Price, Total In Invoices, Remaining, Payment Amount, Payment Balance sẽ tự động đổ dữ liệu vào, và sẽ không được phép chỉnh sửa.

- Khi nhập Sponser code xong thì tiếp tục nhập Discount rate để hệ thống tính ra Discount Amount hoặc nhập Discount Amount để hệ thống tính ra Discount rate.

NOTE: Vì lí do làm tròn 2 chữ số nên trong một vài trường hợp số liệu sẽ lẻ. Ví dụ: Discount Rate: 3,33333333, Discount Amount: 20,000,000 nhưng lúc làm tròn 2 chữ số thì Discount Rate: 3,33, Discount Amount: 20,001,000…

- Sale Stage: Mặc định khi tạo một đăng ký mới thì có giá trị là Success, nhân viên vui lòng không thay đổi giá trị mặc định này.

- Generate Invoices: Khi click chọn thì lúc lưu Đăng ký học này hệ thống sẽ tự động tạo ra Invoices, và đăng ký học này sẽ không được chỉnh sửa, nếu có sai sót vui lòng hủy đăng ký đi để tạo lại một đăng ký khác.

- For Company: Khi click chọn thì sẽ xuất hiện thêm phần thông tin để xuất hóa đơn cho công ty.

- Create New Payment: Khi click chọn thì sẽ xuất hiện thêm phần thông tin Phiếu thu (Payments), đồng thời sau khi lưu hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu thu tương ứng với số tiền đã thu với trạng thái là Paid.

- Is Deposit ?: Khi click chọn thì sẽ cho phép người dùng nhập vào số tiền đặt cọc. Hệ thống sẽ tự động tính toán lại các giá trị tương ứng khác.

4

Payment

- Nên hạn chế tạo Payment cho một Invoices, vì trong quá trình tạo Invoices từ Đăng ký học hệ thống đã tự động tạo ra số lượng Payment tương ứng với số lượt trả của Package trong đăng ký học đó, nếu tạo ra tiếp sẽ gây rác dữ liệu đồng thời sai số liệu.

- Chỉ nên tạo Payment mới khi và chỉ khi tạo cho Hóa đơn với trạng thái là Unpaid và tất cả các Phiếu thu của hóa đơn đó chỉ có trạng thái là Paid hoặc những trường hợp sai sót mà cần phải xóa Payment cũ đi để tạo Payment mới.

5

Refunds

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Amount

+ Reason

+ Assigned to

+ Teams

6

Packages

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Name

+ Price

+ Payment Price

+ Payment Rate

+ Assigned to

+ Teams

7

Promotion

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Name

+ Start Date

+ End Date

+ Discount (%)

+ Marketing (%)

+ Center (%)

+ Assigned to

+ Teams

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn End Date

8

Meeting

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Subject

+ Start Date

+ End Date

+ Assigned to

+ Team

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn giá trị End Date

- Một cuộc họp hay hội thảo, luôn phải liên quan đến ít nhất một người trong phần Scheduling.

9

Calls

- Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Subject

+ Start Date

+ Status

+ End Date

+ Assigned to

+ Team

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn giá trị End Date

- Một cuộc gọi đi hay gọi đến đều phải liên quan đến ít nhất một người trong phần Scheduling.

III. QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐÀO TẠO

1. Tạo chương trình học (Programs):

Bước

Thao tác

Hình minh họa

Bước 1:

Vào Menu Chọn Programs

Create Programs

Bước 2:

Màn hình tạo Programs xuất hiện. Điền đầy đủ thông tin và nhấn nút để lưu.

Bước 3:

Màn hình chi tiết sau khi tạo Programs.

 Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí và nhấn nút

 Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin và nhấn nút ta sẽ có một chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ.

Bước 4:

Xem những Programs đã tạo: Programs -> View Programs

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện:

B3: Nhấp chuột vào chương trình muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:

2. Tạo gói học (Package) cho chương trình học:

Bước

Thao tác

Hình minh họa

Bước 1:

Vào Menu Chọn Packages

Create Packages

Bước 2:

Màn hình tạo Packages xuất hiện. Điền đầy đủ thông tin và nhấn nút để lưu.

Bước 3:

Màn hình chi tiết sau khi tạo Packages

 Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí và nhấn nút

 Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin và nhấ nút ta sẽ có một chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ với nhưng thông tin mới.

Bước 4:

Xem những Packages đã tạo: Packages -> View Package

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện:

B3: Nhấp chuột vào gói học muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:

3. Tạo giảm giá cho đăng kí học (Promotions)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

Bước 1:

Vào Menu Chọn Promotions

Create Promotions

Bước 2:

Màn hình tạo Promotions xuất hiện. Điền đầy đủ thông tin và nhấn nút để lưu.

Bước 3:

Màn hình chi tiết sau khi tạo Promotions

 Nhấp nút sẽ xuất hiện như màn hình bên dưới, sau khi điền đủ thông tin và nhấp nút ta sẽ có một chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ với nhưng thông tin mới.

Bước 4:

Xem những Promotions đã tạo: Promotions -> View Promotions

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện:

B3: Nhấp chuột vào chương trình khuyến mãi muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:

4. 
Tạo mới một lớp học

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Create Classes

Bước 2

Màn hình tạo Class xuất hiện, điền đầy đủ thông tin và nhấn nút để lưu

Bước 3

Hệ thống tự chuyển đến màn hình Danh sách các lớp học

Bước 4

Chọn lớp học cần xem thông tin, hệ thống tự động chuyển đến Màn hình chi tiết lớp học

5. 
Chỉnh sửa thông tin lớp học

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp học cần chỉnh sửa

Bước 3

Chọn điền những thông tin chỉnh sửa và nhấn nút

6. 
Kiểm tra Giáo viên rãnh (Giáo viên chưa có lịch dạy)

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Check Teacher

Hoặc vào màn hình chi tiết lớp học, chọn Chọn

Bước 2

Điền đầy đủ thông tin, chọn để kiểm tra

Bước 3

Kết quả tìm kiếm Giáo viên rãnh

7. 
Kiểm tra Phòng học trống

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Check Room

Bước 2

Điền đầy đủ thông tin, chọn để kiểm tra

Bước 3

Kết quả tìm kiếm Phòng trống

8. Tạo thời khóa biểu cho lớp

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Create TimeTable

Hoặc vào màn hình chi tiết lớp học, Chọn

hoặc

Bước 2

Hệ thống tự động chuyển đến giao diện tạo thời khóa biểu, bạn chọn đầy đủ thông tin và nhấn

Bước 3

Chọn giờ bắt đầu, giờ kết thúc vào ngày tương ứng cho lớp học. Chọn để tìm danh sách Giáo viên rãnh và Phòng trống

Bước 4

Chọn Giáo viên và Phòng

Bước 5

Chọn để hoàn tất việc tạo thời khóa biểu cho lớp

9. Thêm Danh sách Học viên vào lớp học

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp học cần thêm danh sách học viên

Bước 3

Chọn Tab

Bước 4

Chọn danh sách học viên

 Thêm học viên từ Public Student, chọn

- Tick chọn những học viên để thêm vào lớp. Chọn

- Chọn Lớp tương ứng để hoàn tất quá trình thêm học viên vào lớp

 Thêm học viên vào lớp từ Hợp đồng Chọn

- Chọn lớp tương ứng để hoàn tất quá trình

Bước 5

Xem danh sách học viên của lớp, có thể chọn để xóa học viên ra khỏi lớp

10. Gửi Thời khóa biểu cho học viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp học cần Gửi thời khóa biểu cho học viên

Bước 3

Chọn Tab

Bước 4

Chọn danh sách học viên cần gửi thời khóa biểu, sau đó chọn

Bước 5

Hệ thống tự động gửi thời khóa biểu cho học viên. Thời gian gửi mail tùy thuộc vào tốc độ internet

Mail được gửi đến học viên

11. Nâng Level cho tất cả học viên của lớp khi lớp đã kết thúc

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp học cần Upgrade

Bước 3

Chọn

Bước 4

Cửa số mới hiện ra, ta chọn lớp với Level cao hơn tương ứng

Bước 5

Toàn bộ học viên của lớp cũ đã được nâng Level và chuyển danh sách sang lớp mới

12. Điểm danh Học viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Attendance

Bước 2

Chọn đầy đủ các thông tin, sau đó chọn để tiếp tục

Bước 3

Tiến hành điểm danh cho Học viên, comment lý do cho học viên vắng

Chú thích ký hiệu

 Present: Học viên có đi học

 Excused: Học viên nghỉ học có xin phép

 Unexcused: Học viên nghỉ học không xin phép

Comment Saved: Lý do học viên nghĩ học đã được hệ thống lưu lại

 Comment NOT Saved: Lý do học viên nghĩ học CHƯA được hệ thống lưu lại

13. Tạo Bảng điểm cho Học viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Gradebook Create Gradebook

Bước 2

Sau khí điền đầy đủ các thông tin, chọn để lưu lại

Bước 3

Bảng điểm sau khi được tạo ra

Để chỉnh sửa thông tin Bảng điểm, chọn Edit, điền đầy đủ thông tin sau đó Save lại

14. Nhập điểm cho Học viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Gradebook Input Gradebook

Bước 2

Chọn

Bước 3

Chọn lớp học của Học viên

Bước 4

Chọn Bảng điểm tương ứng của lớp. Sau đó Chọn

Bước 5

Nhập điểm cho Học viên, sau đó chọn để hoàn tất quá trình nhập điểm

15. Tạo Giáo viên mới

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Teachers Create Teachers

Bước 2

Điền đầy đủ thông tin, sau đó chọn để hoàn tất

16. Sửa thông tin Giáo viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Teachers View Teachers

Bước 2

Chọn Giáo viên cần chỉnh sửa

Bước 3

Chọn

Bước 4

Tiến hành chỉnh sửa thông tin, sau đó chọn để hoàn tất

17. Gửi lịch dạy trong tháng cho Giáo viên

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

Bước 1

Vào Menu chọn Teachers View Teachers

Bước 2

Chọn Giáo viên cần Gửi lịch dạy trong tháng

Bước 3

Chọn

Bước 4

Hệ thống tự động gửi mail lịch dạy trong tháng cho Giảng viên

18. Move hoặc Transfer học viên

1. Chuẩn bị

Điều kiện để Move hoặc Transfer học viên là tài khoản Free Balance của học viên phải lớn hơn 0.

Trước khi Move hoặc Transfer, phải chọn chức năng Close. Chức năng này sẽ chuyển toàn bộ số tiền Enroll Balance và Hour Balance của học viên thành Free Balance

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Students View Students

Bước 2

Chọn Học viên cần Move hoặc Transfer

Bước 3

Chọn

Bước 4

Trạng thái của học viên đã chuyển sang Close

2. Move học viên

Chức năng Move dùng để chuyển học viên từ trung tâm A đang học sang trung tâm B.

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Thực hiện Close Học viên ở mục III.18.1 Chuẩn bị

Bước 2

Chọn

Bước 3

Chọn Trung tâm chuyển đến của Học viên, điền đầy đủ thông tin.

Chú ý nhập tài khoản chuyển sang trung tâm khác của Học viên Amount sao cho

Amount <= Free Balance

Chọn Save để hoàn tất quá trình chuyển đi của Học viên

3. Transfer

Chức năng Transfer dùng để chuyển tài khoản Free Balance từ học viên A sang học viên B.

Nếu Transfer tài khoản Free Balance giữa 2 học viên A và B khác trung tâm thì Người thực hiện phải có quyền truy cập dữ liệu của học viên B (Ví dụ Admin của toàn bộ hệ thống)

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Thực hiện Close Học viên ở mục III.18.1 Chuẩn bị

Bước 2

Chọn

Bước 3

Chọn Học viên nhận, điền đầy đủ thông tin.

Chú ý nhập tài khoản chuyển sang Học viên khác của Học viên Amount sao cho

Amount <= Free Balance

Chọn Save để hoàn tất quá trình chuyển và nhận tài khoản của 2 Học viên

Bước 4

Kết quả thực hiện

19. Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp cần thay đổi ngày giờ

Bước 3

Chọn thẻ Sessions

Bước 4

Tại buổi học cần thay đổi ngày giờ, chọn

Bước 5

Chọn ngày giờ bắt đầu và kết thúc buổi học, sau đó chọn để tìm kiếm Giáo viên và Phòng.

Điền đầy đủ thông tin, lưu lại để kết thúc

20. Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Classes View Classes

Bước 2

Chọn lớp cần tạo thay đổi Giáo viên hoặc Phòng

Bước 3

Chọn Tab Sessions

Bước 4

Tại buổi học cần thay đổi Giáo viên hoặc Phòng, chọn

Bước 5

Chọn Giáo viên và Phòng.

Điền đầy đủ thông tin, lưu lại để kết thúc

21. Tạo lịch học bù cho 1 lớp học

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Create TimeTable

Bước 2

Chọn lớp, ngày cần học bù và các thông tin cần thiết

Chọn

Bước 3

Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc, chọn Find để tìm giáo viên và phòng. Chọn giáo viên và phòng. Cuối cùng chọn Apply để hoàn tất

IV. QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ MARKETING

1. Sơ đồ tổng quan

edu1

2. Tạo Học viên Thô (Targets)

Bước

Người dùng

Hệ thống

1

Chọn Menu Targets Create Target

2

Sau khi nhập đầy đủ thông tin như hình bên rồi Nhấn nút Save để lưu lại thông tin học viên đó

3

Màn hình chi tiết sau khi lưu.

4

Ta có thể chỉnh sửa hoặc Duplicate học viên này lên tương tự những phần trước.

1: Màn hình Edit

2. Màn hình Duplicate

5

Ngoài ra ta có chức năng Convert Học viên Thô từ Target sang Học viên Tiềm năng bằng cách nhấn vào nút Convert Target

B1: Nhấp chọn Convert Target

B2: Hệ thống tự động chuyển học viên này sang màn hình Save Lead:

B3: Sau khi nhấn Save, Học viên này đã chuyển sang danh sách Học viên Tiềm năng (Lead).

6

Convert nhanh danh sách Target bằng cách cách chọn nhiều Targets

Bước 1: Chọn nhiều Target muốn convert sang Lead. Sau đó nhấp chọn Mass Update

Bước 2: Sau đó sẽ xuất hiện màn hình Mass Update, phải nhập thông tin Assigned to, Working Date, Status là Assigned, Team.

Bước 3: Sau đó nhấn Update thì sẽ danh sách Target đã converted sẽ được tạo mới bên module Lead, mặc định những Lead mới được tạo ra sẽ có Potential Level là Low

Bước 4: Khi phát sinh một cuộc gọi với Meeting của Lead đó, nếu cuộc gọi/meeting có Status là Planning thì hệ thống sẽ update Potential Level lên Medium, còn status là held thì hệ thống sẽ update lên High.

3. Tạo danh sách Học viên Thô (Targets list)

Tạo Nhóm Học viên (HV) – Target List

Bước

Người dùng

Hệ thống

1

Chọn Menu Target List Create Target List

2

Nhập thông tin Nhóm Học viên Thô vào.

Name: Tên nhóm HV, ví dụ : Nhóm HV Thô Tp HCM

Type: Loại Nhóm (Khuyến cáo nên để Mặc định)

Description: Mô tả sơ bộ về nhóm khách hàng thô, ví dụ: Nhóm khách hàng tại Tp HCM trong tháng 12.

Assigned to: Người chịu trách nhiệm thực hiện quản lý nhóm HV này, Mặc định là người dùng hiện tại.

3

Save lại.

Sau khi save lại thì tại màn hình suppanel có các đối tượng để gom vào nhóm HV vừa tạo ra.

Màn hình chi tiết Danh Sách HV:

4. Tạo mẫu Email (Email Templates)

Bước

Người dùng

Hệ thống

1

Chọn menu Email

> Create Email Template

2

Nhập thông tin cho chiến dịch.

(!!Chú ý!!) Subject: Tiêu đề email trong hộp mail của người nhận

Attachments (Đính kèm): tham khảo hình bên dưới

+ Choose File: Chọn file đính kèm từ máy tính

+ Tài liệu Sugar: Chọn file đính kèm từ module Document của Sugar

3

Nhấn nút để lưu dữ liệu. Sau khi save màn hình detail như sau

5. Tạo Chiến dịch và gửi Email quảng cáo, tiếp thị (Campaigns)

Bước

Người dùng

Hệ thống

1

Chọn Menu Campaigns -> Create Campaign (Wizard)

2

Chọn loại chiến dịch = Email

sau đó nhấn

3

Nhập thông tin về chiến dịch ví dụ: Tên chiến dịch, thời gian thực hiện, mô tả

-> Sau đó chọn để tiếp tục.

1. Name = Tên chiến dịch, ví dụ: Chiến dịch email tháng 4.

2. Assigned to = chọn người phụ trách chiến dịch này (mặc định là người dùng hiện tại).

3. Status = hoạt động (nếu muốn chiến dịch này ngưng hoạt động thì chọn lại = không hoạt động)

4. Start Day = chọn ngày bắt đầu của chiến dịch.

5. End Day = chọn ngày kết thúc chiến dịch.

6. Description = mô tả ngắn gọn về chiến dịch.

3

Nhập thông tin về ngân sách, chi phí dự kiến của chiến dịch (Campaigns).

-> Sau đó chọn để tiếp tục.

Điền các thông tin về ngân sách của chiến dịch:

7. Budget =Tổng ngân sách của chiến dịch.

8. Actual Cost= Chi phí thực tế bỏ ra cho chiến dịch (trường này thường được cập nhật sau khi thực hiện chiến dịch).

9. Expected Revenue= Doanh thu mong đợi từ chiến dịch.

10. Expected Cost= Chi phí dự kiến cho chiến dịch.

11. Currency = Loại tiền tệ thực hiện trong chiến dịch.

Objective = Mô tả ngắn về mục tiêu cần đạt được trong chiến dịch này.

4

Tạo bộ theo dõi phản hồi người dùng gồm các đường dẫn tham khảo, đường dẫn từ chối nhận tin. Những đường dẫn này cho phép chúng ta theo dõi lượt xem (click) của người nhận.

Tạo bộ theo dõi như hình tham khảo Nhấn

Bước này chúng ta tạo các được dẫn tham khảo hoặc đường dẫn từ chối nhận tin. Những đường dẫn này được phầm mềm theo dõi lượt click và trả về kết quả thống kê lượt click của người nhận.

12. Điền tên của đường dẫn tham khảo hoặc đường dẫn từ chối nhận tin.(lưu ý tên không dấu)

13. Điền đường dẫn tham khảo, ví dụ: http://abc.vn .

14. Nhấp để tạo đường dẫn theo dõi.

+ MÁCH nhỏ :

Để tạo đường dẫn từ chối nhận tin, ta click vào dấu check phía sau tên đường dẫn tham khảo.

5

Chọn danh sách người nhận email.

B1. Nhấn

B2. Chọn Nhóm KH (tạo nhóm KH tại đây) nhận email.

B3. Nhấp

Sau khi nhấp Màn hình chọn nhóm KH xuất hiện.

6

Điền thông tin Email Marketing như bên hình minh họa.

-> Sau đó chọn để tiếp tục.

- Name : Tên email marketing (tên dùng để phân biệt các email marketing, ví dụ email marketing tháng 12 lần 1)

- Status = Hoạt động (Phải chọn hoạt động, nếu muốn ngừng hoạt động email marketing này chọn Không Hoạt Động).

- User Mail Account: Chọn tài khoản email của hệ thống, đây là tài khoản email marketing được admin cấu hình từ trước.

- Start Date and Time: Thời điểm email marketing bắt đầu có hiệu lực.

- From name: Tên hiển thị người gửi khi mail được gửi đi.

- *From* Address: Điền tên người gởi email, tên này sẽ hiển thị trong phần người gởi khi KH nhận được email.

- *Reply to* Name: Tên hiển thị người nhận khi khách hàng trả lời (để mặc định)

- *Reply to* Address: Điền địa chỉ email để nhận trả lời của KH. (Mặc định tự sinh ra khi chọn tài khoản Email phía trên).

- Send this Message To: Chọn danh sách người nhận, check vào ô chọn tất cả nếu muốn gửi cho tất cả danh sách đã chọn ở bước 5.

- Email Teamplate: Chọn email mẫu trong danh sách hoặc tạo email mẫu mới (hướng dẫn tạo email mẫu tại đây).

7

Chọn để hoàn thành và chuyển qua giao diện gửi.

8

B1. Tại màn hình xem tóm tắt chiến dich, chọn để xem trạng thái của chiến dịch.

B2. Tại Màn hình xem trạng thái chiến dịch, chọn để xem chi tiết và gửi email.

B3. Tại màn hình xem chi tiết, chọn để gửi mail marketing.

Màn hình xem tóm tắt chiến dịch,

Màn hình xem trạng thái chiến dịch.

Màn hình xem chi tiết chiến dịch.

Màn hình chọn email marketing để gửi.

6. Xem báo cáo của chiến dịch gởi email

 

Bước

Người dùng

Hệ thống

1

Tại màn hình danh sách Chiến dịch Campaigns. Ta chọn 1 chiến dịch để xem báo cáo.

2

Tại màn hình chi tiết ta nhấp chọn View Status để xem kết quả của chiến dịch.

3

Xem thông tin báo cáo hiệu quả của chiến dịch

V. QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES

1. Sơ đồ tổng quan

edu3

2. Tạo mới Học viên Tiềm năng (Leads)

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

1

Vào Menu: Leads Create Leads.

2

Cập nhật đầy đủ thông tin Leads

-> Nhấn nút để lưu thông tin.

3

Xem lại thông tin đã nhập của Leads:

B1: chọn Leads -> View Leads

B2: Màn hình danh sách Lead:

B3: Nếu muốn xem thông tin Leads thì nhập thì nhấp vào Leads cần xem, màn hình sau sẽ xuất hiện:

B4: Khi phát sinh một cuộc gọi với Meeting của Lead đó, nếu cuộc gọi/meeting có Status là Planning thì hệ thống sẽ update Potential Level lên Medium, còn status là held thì hệ thống sẽ update lên High

3. Tạo mới Students

Bước

Thao tác

Hình minh họa

B1:

Menu Students Create Students.

B2:

Cập nhật đầy đủ thông tin Sutends để lưu lại thông tin của Students. Chú ý cấp tài khoản Portal cho Học viên

B3:

Màn hình thông tin của Students.

B4:

Cập nhật thông tin Free Balance and Expire Date (nếu có thay đổi về số dư Free Balance)

B5:

Sau khi bấm vào nút Save thì hệ thống sẽ lưu cập nhật lại giá trị Free Balance và Expired của học viên tương ứng với giá trị nhập vào.

4. Tìm kiếm Students

Bước

Thao Tác

Hình Minh Họa

B1:

Menu View Students.

B2:

Chọn các tiêu chí tìm kiếm thích hợp và tìm kiếm.

5. Tạo mới đăng ký học

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Có 2 cách để tạo đăng ký học cho học viên:

C1: Vào Menu chọn: Enrollments -> Create Enrollment

C2: Tạo Enrollments cho Học viên Tiềm Năng (Leads) hoặc Học viên chính thức (Students): Vào Menu chọn: Leads (Students) -> View Leads (View Students) -> Chọn học viên cần tạo -> màn hình Detail của học viên đó chọn Create Enrollments

2

Nhập thông tin cho Đăng ký học.

3

Nhập thông tin cho Hóa đơn (Invoices) tại màn hình Đăng ký (Enrollments)


4

Nhập thông tin cho Phiếu thu (Payments) tại màn hình tạo mới Đăng ký (Enrollments)

1. Mặc định số tiền cần thu lần thứ 1 là số tiền đã quy định bên module Packages

2. Nếu Học viên muốn thanh toán Deposit trước thì nhân viên sẽ chọn option Deposit.

3. Nếu học viên muốn thanh toán bằng số tiền Free Balance thì nhân viên sẽ chọn option Move/Transfer

4. Nếu Học viên vẫn còn Free Balance và muốn nạp thêm tiền để mua các gói khác, chọn Option Extend Balance

5. Một vài thông tin về phương thức thanh toán:

5

Sau khi nhấn để lưu lại thông tin của của đăng ký này. Màn hình chi tiết sau khi đăng ký.




6

Trong trường hợp Nhân viên không nhấp chọn tạo Invoices trong màn hình Edit thì tại màn hình Details có chức năng tạo Hóa đơn (Invoices) cho đăng ký (Enrollments) hiện tại

B1: Nhấp chọn chức năng Generate Invoices.

B2: Sau khi nhấp chọn chức năng Generate Invoices thì xuất hiện Pop-Up thông tin về Hóa đơn (Invoices) cho đăng ký (Enrollments) hiện tại

B3: Sau khi nhập thông tin đầy đủ, Nhấn button Save để tạo mới Hóa đơn (Invoices).

6

Tiến hành thanh toán cho Phiếu thu (Payments) có tình trạng là Unpaid của đăng ký học hiện tại.

B1: Nhấn vào nút (button) màu cam.

B2: Sau khi click sẽ xuất hiện Pop-Up, sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn nút Save

để thanh toán cho phiếu thu này


7

Hủy đăng ký (Enrollments) cho đăng ký hiện tại Chỉ những user có quyền Study Manager Supervisor mới được xóa

B1: Nhấp chọn Delete Enrollments

1. Tìm kiếm và xem báo cáo (Reports)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu chọn:

Reports ->View Reports

2

Sau khi nhấp chọn thì xuất hiện màn hình danh sách các reports


3

Tại màn hình danh sách các Báo cáo (Reports) ta nhấp chọn vào phần Advance Search để lọc những điều kiện tìm kiếm theo nhu cầu sử dụng.

B1:

B2: Chọn những tiêu chí cần lọc ra kết quả tìm kiếm.

B3: Sau khi lọc ta có kết quả như sau: (Ở đây ta lọc những kết quả theo module Enrollments)

3

Sau khi lọc ta chọn 1 trong những báo cáo để xem.

B1: Chọn 1 báo cáo để xem.

B2: Sau khi chọn ta có màn hình chi tiết của Report.

VI. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA HỌC VIÊN

1. Log call

Bước

Thao tác

Hình Minh Họa

1

Vào Menu: Calls Log Call

2

Điền thông tin tác vụ:

- Subject: Tên công việc cần làm

- Start Date & Time: Khoảng thời gian dự kiến để thực hiện công việc.

- Status : Tình trạng của công việc: Chưa bắt đầu, đang thực hiện, hoàn thành, tạm hoãn…

- Related to: Chọn loại đối tượng của cuộc gọi, ví dụ Student. Nhấp dấu mũi tên để chọn Student.

3

Chọn để lưu lại.

2. Ghi chú và file đính kèm (Notes)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Menu More Notes Create Note or Attachment.

Ghi chú là tính năng dùng để ghi nhận lại một số ghi chú của một đối tượng khách hàng và cho phép chúng ta đính kèm file.

2

Điền thông tin ghi chú:

- Subject: Tên Ghi chú

- Attachment : Đính kèm file từ máy tính.

- Related to: Chọn loại đối tượng của cuộc gọi, ví dụ Student. Nhấp dấu mũi tên để chọn Student.

3

Chọn để lưu lại.

3. Gửi / Sao lưu Email

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Menu Email Compose

View Email Compose

Sao lưu Email: Là tính năng dùng để soạn/gửi/ hoặc ghi nhận email đã gửi cho HV hoặc đã nhận từ HV.

2

Điền thông tin email.

- Subject: Chủ đề Email

- Attach: Đính kèm file từ máy tính.

- Related To: Chọn loại đối tượng để gửi Email, ví dụ: Student. Nhấp dấu mũi tên để chọn KH từ hệ thống.

3

- Nhâp

để gửi mail hoặc để lưu lại email.

4. Xem lịch làm việc

1. Xem tất cả lịch làm việc trong ngày, tháng, năm.

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu: Calendar Schedule Meeting.

Sử dụng lịch để xem cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào theo ngày/tuần/tháng/năm.

2

Xem theo ngày:

Màn hình xem theo ngày thể hiện từng dòng theo các mốc thời gian khác nhau, nhấp vào 1 dòng để tạo cuộc gọi hoặc cuộc hẹn tại thời điểm đó.


3

Nhấp vào vị trí bất kỳ trong ngày, sau đó sẽ xuất hiện Pop-Up thông tin để sắp xếp buổi hẹn.

Sau đó điền thông tin phần thêm cuộc hẹn để Meeting hoặc Testing…

Sau đó nhấp nút để lưu lại.

4

Xem danh sách theo tuần:

5

Xem danh sách theo tháng:

6

Xem danh sách theo năm

7

Một vài cài đặt để hiển thị Lịch

- Display Time: Hiển thị giờ cho Calendar

- Show Calls: Hiển thị danh sách Cuộc gọi (Call).

- Show Tasks: Hiển thị tác vụ công việc (Tasks).

Show completed Meeting, Calls and Task: Hiển thị những cuộc gọi, họp và tác vụ đã hoàn thành.

2. Xem lịch Meeting

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu: Calendar Schedule Meeting.

Sử dụng lịch để xem cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào theo ngày/tuần/tháng/năm.

2

Hiển thị danh sách Meeting theo tuần, tháng, năm tương tự phần Genaral Calendar

3. Xem lịch Testing

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu: Calendar Schedule Testing.

Sử dụng lịch để xem cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào theo ngày/tuần/tháng/năm.

2

Hiển thị danh sách Testing theo tuần, tháng, năm tương tự phần Genaral Calendar

VII. NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

1. Xuất Phiếu thu (Payments)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào menu chọn Payments -> View Payments

2

Sau khi chọn View Payments, sẽ xuất hiện danh sách Payments, Chọn 1 Payment có trạng thái là Paid để có chức năng xuất phiếu thu.

3

Sau khi chọn 1 Payments có trạng thái là Paid. Ta chọn 1 trong 2 button để tạo những mẫu file Excel phiếu thu tương ứng.

4

Nếu chọn bạn nhập Ký hiệu hóa đơn và Số hóa đơn. Sau đó chọn Save hoặc Print hoặc Save & Print để hoàn tất

2. Xuất Hóa đơn (Invoices)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào menu chọn Invoices

2

Sau khi chọn View Invoices, sẽ xuất hiện danh sách Hóa đơn (Invoices), Chọn 1 Hóa đơn thực hiện chức năng xuất Hóa đơn.

3

Sau khi chọn 1 Hóa đơn (Invoices). Ta chọn button Export to Excel để xuất file Hóa đơn.

3. Lập Phiếu chi (Refunds)

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu Chọn Refunds

Create Refunds

2

Màn hình tạo Refunds xuất hiện. Điền đầy đủ thông tin và nhấn nút để lưu.


3

Màn hình chi tiết sau khi tạo Refunds

4

Edit Phiếu chi (Refund) vừa tạo.

B1: Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí .

B2: Sau đó nhấn nút để lưu lại.

5

Duplicate Phiếu chi (Refund) vừa tạo.

B1: Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin

Nhấp nút ta sẽ có một phiếuch I nhân đôi từ phiếu chi cũ với nhưng thông tin mới.

6

Xem những Refunds đã tạo: Refunds -> View Refunds

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện:

B3: Nhấp chuột vào phiếu chi muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:

 

4. Tạm ứng (Deposit) – Nghiệp vụ này tương tự với nghiệp vụ đăng ký học

Bước

Thao tác

Hình minh họa

1

Vào Menu chọn: Enrollments -> Create Enrollment

2

Nhập thông tin cho Đăng ký học.

3

Nhập thông tin cho Hóa đơn (Invoices) tại màn hình Đăng ký (Enrollments)


4

Nhập thông tin Deposit cho Phiếu thu (Payments) tại màn hình tạo mới Đăng ký (Enrollments)

6. Mặc định số tiền cần thu lần thứ 1 là số tiền đã quy định bên module Packages

7. Nếu Học viên muốn thanh toán Deposit trước thì nhân viên sẽ click chọn vào Is Depost?

5

Sau khi nhấn để lưu lại thông tin của của đăng ký này. Màn hình chi tiết sau khi đăng ký.

VIII. XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

1. Màn hình danh sách KH của tôi không có dữ liệu, trong khi nhân viên khác vẫn thấy?

Có nhiều lí do cho tình huống này:

- Do phân quyền: do phân quyền ta chỉ được xem dữ liệu của chính mình, và trong TH này chưa có dữ liệu cho mình nên màn hình danh sách KH không có dữ liệu.

- Do màn hình Tìm kiếm chưa được làm sạch: khi tìm kiếm trên Sugar thì tiêu chí tìm kiếm lần trước sẽ được lưu lại cho đến khi nào ta thực hiện xóa chúng. Do vậy, để bảo đảm kết quả tìm kiếm chính xác thì ta phải làm sạch màn hình tìm kiếm trước khi thực hiện thao tác tìm kiếm mới với tiêu chí mới. Để thực hiện làm sạch màn hình tìm kiếm đơn giản chỉ bằng cách click chuột vào nút Xóa tìm kiếm bên cạnh nút Tìm trên màn hình tìm kiếm.

2. Làm sao để thay đổi định dạng ngày?

- Bước 1: Ở góc phải màn hình, chọn Administrator Profile

- Bước 2: Chọn thẻ Advanced

- Bước 3: Ở mục Locale Settings, thay đổi định dạng ngày tháng

- Bước 4: Chọn Save để lưu lại

3. Tôi là quản lý, tôi muốn xem trong ngày hoặc trong tuần chúng tôi có bao nhiêu đăng ký học mới, bao nhiêu học viên tiềm năng mới thì làm thế nào?

Vào menu More > Reports > chọn tên báo cáo cần xem:

- Bao nhiêu Đăng ký học mới Click vào báo cáo…

- Bao nhiêu Học viên tiềm năng mới nhập vào hệ thống Click vào báo cáo …

4. Làm sao để thay đổi ngày – giờ của một buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes

Bước 2: Chọn lớp học cần thay đổi ngày giờ

Bước 3: Chọn thẻ Sessions

Bước 4: Chọn Makeup ở buổi học muốn thay đổi ngày giờ

Bước 5: Chọn ngày giờ

Bước 6: Chọn giáo viên và phòng học

Bước 7: Lưu lại để kết thúc.

(Xem chi tiết ở mục III.19 Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học của tài liệu này)

5. Làm sao thay đổi giáo viên hoặc phòng của 1 buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes

Bước 2: Chọn lớp học cần thay đổi Giáo viên hoặc Phòng học

Bước 3: Chọn Tab Sessions

Bước 4: Chọn Cover ở buổi học cần thay đổi Giáo viên hoặc Phòng học

Bước 5: Chọn Giáo viên hoặc Phòng học mới

Bước 6: Tick vào All session remaining nếu muốn thay đổi áp dụng cho tất cả những buổi học còn lại của khóa học (Mặc định không tick)

Bước 7: Lưu lại để kết thúc.

(Xem chi tiết ở mục III.20 Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học của tài liệu này)

6. Có mấy loại học viên?

Có 3 loại học viên: Public, Corporate và Public from Corp

- Public: loại học viên thưởng gặp nhất, là học viên cá nhân đăng kí tại Trung tâm, được phân biệt bởi màu xanh trên màn hình danh sách học viên

- Corporate: Học viên đăng ký học theo hợp đồng để trở thành Học viên của Trung tâm, được phân biệt bởi màu cam trên màn hình danh sách học

- Public from Corp: là học viên Corporate nhưng được tính phí như học viên Public, được phân biệt bởi màu đỏ trên màn hình danh sách học viên

Để trở thành học viên Public from Corp, khi tạo Enrollments mới cho Học viên phải chọn Is Corporate và điền đầy đủ các thông tin

7. Các loại khoản dư của học viên?

Học viên có 3 khoản dư: Enroll Balance, Free Balance, Hour Balance

- Enroll Balance: là số tiền thực khi học viên mua gói học tại Trung tâm, số tiền này sẽ được trừ dần trong khoảng thời gian học

- Free Balance: là số tiền có thể dùng để đăng kí 1 gói học mới, Free Balance phát sinh từ Enroll Balance khi học viên ngừng học nhưng vẫn còn Enroll Balance.

- Hour Balance: tổng thời gian học của 1 gói học, thời gian này được trừ dần trong thời gian học.

- Expire Date: là ngày hết hạn sử dụng của tất cả tài khoản của học viên. Sau ngày Expire Date, tất cả các tài khoản của Học viên sẽ chuyển về 0 và cộng vào doanh thu của Apollo. Expire Date được tính bằng Khoảng thời gian quy định của gói học + 3 tháng

- Cách tính phí học viên, sau mỗi giờ học tại Trung Tâm, số tiền Enroll Balance bị trừ sẽ được tính như sau:

 Với học viên Public và Public from Corp:

Cost per hour =

 Với học viên Corporate:

Cost per hour =

8. Làm sao để tạo lịch học bù cho 1 lớp?

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Classes Create TimeTable

Bước 2

Chọn lớp, ngày cần học bù và các thông tin cần thiết

Chọn

Bước 3

Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc, chọn Find để tìm giáo viên và phòng. Chọn giáo viên và phòng. Cuối cùng chọn Apply để hoàn tất

9. Làm sao để invite học viên học thử vào một buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes.

Bước 2: Chọn lớp học để invite học viên vào học thử.

Bước 3: Kéo xuống, chọn tab Sessions, click chọn 1 buổi học với trạng thái là Not Started.

Bước 4: Sau khi màn hình details của 1 Session hiển thị lên, kéo xuống và chọn tab Leads.

Bước 5: Click chọn button Select, màn hình popup chọn học viên (Leads) hiện ra.

Bước 6: Tìm kiếm học viên (Leads) rồi click chọn, học viên sẽ được add vào buổi học thử đó.

Bước 7: Nếu muốn remove học viên đó ra khỏi buổi học thử, chỉ cần click vào button unlink phía góc bên phải mỗi dòng dữ liệu.

10. Làm sao để chuyển học viên đến một trung tâm khác?

Để chuyển học viên từ đến một trung tâm khác, bạn phải sử dụng chức năng Move, chức năng này được trình bày cụ thể mục III.18.1 Move học viên của tài liệu này

11. Làm sao để chuyển tiền trong tài khoản giữa 2 học viên?

Để chuyển học viên từ đến một trung tâm khác, bạn phải sử dụng chức năng Transfer, chức năng này được trình bày cụ thể mục III.18.2 Transfer của tài liệu này

12. Làm sao để thêm ngày nghỉ (holiday) vào cho giáo viên?

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Teachers View Teachers

Bước 2

Chọn giáo viên cần thêm ngày nghỉ vào

Bước 3

Tìm đến Supanel Holidays Click vào Nút Create

Bước 4

Chọn ngày nghỉ phép ở lịch – Từ ngày .. đến ngày

Bước 5

Chọn Save để hoàn tất, sau khi lưu có thể nhấn nút Unlink trong Subpanel để xóa ngày nghỉ

13. Làm sao để nhập điểm cho học viên?

- Để nhập điểm cho học viên, trước hết Bảng điểm của lớp phải được tạo. Để tạo Bảng điểm của lớp, vui lòng tham khảo mục III.13 Tạo Bảng điểm cho Học viên của tài liệu này

- Sau khi Bảng điểm cho Học viên được tạo, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn chi tiết ở mục III.13 Nhập điểm cho Học viên

14. Làm sao để phân bổ giáo viên dạy cùng lúc nhiều trung tâm?

Bước

Người dùng

Hệ thống

Bước 1

Vào Menu chọn Teachers View Teachers

Bước 2

Chọn giáo viên cần thêm phân bổ

Bước 3

Chọn

Bước 4

Chọn để thêm trung tâm vào cho giáo viên

Bước 5

Chọn trung tâm cần thêm vào

Bước 5

Chọn Save để hoàn tất

Mỗi khi gặp lỗi vui lòng liên hệ phòng Công nghệ Thông tin tại trung tâm để hướng dẫn hoặc gọi cho chúng tôi Công ty TNHH Phần mềm quản lý khách hàng Việt Nam theo số điện thoại : (+84 8) 3 511 7737 để chúng tôi có thể cập nhật lại bản vá sớm nhất.

Posted on by
CISSP   400-101   810-403   300-320   210-260   200-120   400-051   NS0-157   400-201   70-410   070-410   CISSP   400-101   70-411   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   70-461   220-802   PMP   70-488   MB6-703   70-462   1V0-601   2V0-621   070-480   300-115   70-414   642-874   101-400   070-486   MB5-705   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   ADM-201   CISSP   1Z0-060   400-051   300-075   MB2-704   100-101   9L0-012   642-999   300-115   MB5-705   70-461   1V0-601   300-206   352-001   70-486   300-135   700-505   400-051   640-875   200-125   500-260   642-181   300-208   70-464   70-643   70-410   70-687   mb2-707   2v0-621   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   200-120   CISSP   400-101   810-403   300-320   210-060   300-070   210-260   300-075   300-101   NSE4   EX200   300-115   100-101   ADM-201   N10-006   810-403   200-120   400-101   CISSP   300-320   350-018   300-101   210-260   300-208   MB2-707   400-201   SY0-401   70-462   EX200   100-101   1Z0-803   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403   300-320   400-101   70-533   N10-006   MB2-707   210-060   400-201   350-018   200-001   200-101   200-120   250-001   350-018   400-051   642-467   810-420   70-410   70-460   220-802   70-680   350-060   1Y0-300   9L0-418   200-120   210-260   200-310   SY0-401   810-403